- Formulier 2 (inschrijving VOF)
- Formulier 10 (inschrijven vennoten)
- Formulier 13 (indien gevolmachtigde)
- Formulier 14 / 9 voor wijzigingen (indien van toepassing)
- Identiteitsbewijzen van alle vennoten
- Uittreksel en bewijs van bankrekening indien nodig
Overweeg je om je eenmanszaak om te zetten naar een VOF? Deze stap kan veel voordelen bieden, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. In dit artikel ontdek je waarom deze overstap belangrijk is, welke formulieren en bewijsstukken je nodig hebt, en hoe je juridische complicaties kunt vermijden. Leer hoe je een vennootschapscontract opstelt, je bij de KVK registreert en de financiële gevolgen begrijpt. Maak je klaar om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen!
Waarom overstappen van een eenmanszaak naar een VOF?
Het omzetten van een eenmanszaak naar een Vennootschap Onder Firma (VOF) vereist een gedegen voorbereiding en een nauwkeurige afwikkeling. Als je deze overstap overweegt, is het belangrijk om te beseffen dat dit meer is dan een administratieve handeling. Het heeft directe gevolgen voor je financiën, de bedrijfsstructuur en de manier waarop je samenwerkt met partners.
Voor een soepele overgang is het essentieel dat je de juiste stappen volgt en goed geïnformeerd bent over de consequenties.
Bepaal de waarde van de huidige onderneming
Voordat je de eenmanszaak omvormt tot een VOF, moet de waarde van de huidige onderneming worden vastgesteld. Een objectieve bedrijfswaardering biedt inzicht in de financiële status en is onmisbaar om de inbreng eerlijk te verdelen onder de toekomstige vennoten.
Hoewel je de waarde van een bedrijf berekenen online kunt verkennen voor een globale indicatie, is de werkelijke waardering vaak complex. Factoren zoals activa, passiva, omzetcijfers en goodwill spelen een grote rol. Het inschakelen van een accountant helpt bij het opstellen van een onderbouwde waardebepaling, wat de basis vormt voor een gezonde samenwerking binnen de VOF. Dit geeft ook direct inzicht in de vraag: hoeveel verdien je als ondernemer binnen de nieuwe constructie?
Controleer de huidige balans
De balans van je eenmanszaak vormt het vertrekpunt voor de nieuwe VOF. Controleer grondig of alle activa en passiva correct zijn opgenomen. Een actueel overzicht van bezittingen en schulden is niet alleen nodig voor de eindafrekening van de eenmanszaak, maar ook voor de openingsbalans van de vennootschap.
Zorg dat inventaris, openstaande debiteuren en eventuele verplichtingen nauwkeurig zijn gedocumenteerd. Dit voorkomt onduidelijkheid bij de start van de nieuwe ondernemingsvorm.
Het gebruik van een professioneel administratieprogramma zorgt voor een helder overzicht en minimaliseert de kans op fouten tijdens deze overdracht.
Communicatie naar klanten en relaties
Transparantie is cruciaal tijdens een bedrijfstransformatie. Informeer je klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties tijdig over de wijziging van de rechtsvorm. Leg uit wat de verandering inhoudt en wat zij hiervan merken in de praktijk.
Dit kan via een persoonlijke e-mail, een nieuwsbrief of een officiële aankondiging op je website. Wees duidelijk over eventuele wijzigingen in contactgegevens, bankrekeningnummers of algemene voorwaarden om het vertrouwen in je dienstverlening te behouden.
Juridische en fiscale overwegingen
De overstap naar een VOF brengt andere juridische en fiscale verplichtingen met zich mee dan een eenmanszaak. Zo is het opstellen van een vennootschapscontract en een nieuwe registratie bij de Kamer van Koophandel verplicht.
Ook de fiscale behandeling verandert. De winst wordt over de vennoten verdeeld, wat invloed heeft op de inkomstenbelasting. Het is raadzaam om vooraf de belastbare winst uit onderneming berekenen om te zien wat de impact is op je netto inkomen. Een fiscaal adviseur kan je helpen om optimaal gebruik te maken van regelingen zoals de doorschuiffaciliteit.
Ontdek hoe omslagpunt bv eenmanszaak jouw ondernemersdromen kan waarmaken! Laat je inspireren en begin vandaag nog met jouw succesverhaal…
Benodigde formulieren en bewijsstukken
Gevolmachtigde organisatie
Wanneer een organisatie als gevolmachtigde optreedt, dient formulier 13 (“Gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven”) te worden ingevuld. Dit formulier is specifiek bedoeld voor situaties waarin een rechtspersoon namens de onderneming mag handelen.
Stuur het formulier samen met de vereiste bewijsstukken per post naar de KVK of neem het mee naar de afspraak. Zorg dat je het KVK-nummer en btw-nummer bij de hand hebt, aangezien deze gegevens essentieel zijn voor een correcte verwerking.
Wijzigingen doorgeven
Voor het doorgeven van wijzigingen aan de KVK download je de relevante formulieren van hun officiële website. Elk document bevat specifieke instructies over de ondertekening en de mee te sturen bijlagen. Het nauwkeurig opvolgen van deze instructies voorkomt onnodige vertraging in het proces.
Formulieren voor gegevenswijzigingen
- Formulier 14: Gebruik dit formulier voor het wijzigen van gegevens van de onderneming of een vestiging. Dit is noodzakelijk voor het up-to-date houden van de juridische status in het Handelsregister.
- Formulier 9: Indien er sprake is van een nevenvestiging, moet deze via dit formulier opnieuw worden ingeschreven onder de nieuwe rechtsvorm.
Inschrijvingsvergoeding en uittreksel
Bij de inschrijving van een nieuwe rechtsvorm zoals een VOF is een inschrijfvergoeding verschuldigd aan de KVK. Na de formele inschrijving kun je een gewaarmerkt uittreksel uit het Handelsregister opvragen. Dit document dient als officieel bewijs van inschrijving voor banken, verzekeraars en andere zakelijke partners.
Identiteitsverificatie
Als je identiteit al eerder persoonlijk is vastgesteld bij de KVK, kunnen formulieren vaak per post worden afgehandeld. Is je identiteit nog niet geverifieerd, dan is een fysieke afspraak bij een KVK-kantoor verplicht. De KVK moet de identiteit van alle vennoten vaststellen voordat de inschrijving definitief wordt gemaakt.
Documentatie bij indiening
Bij het indienen van de formulieren is een geldig identiteitsbewijs van alle ondertekenaars verplicht. Voeg daarnaast, indien van toepassing, een kopie van het ondertekende huur-, koop- of pachtcontract van het bedrijfspand toe om de vestigingsplaats te onderbouwen.
Deze documenten waarborgen de legitimiteit en de rechtsgeldigheid van de aanvraag.
Voorwaarden voor de omzetting
Wil je gebruikmaken van de doorschuiffaciliteit voor de inkomstenbelasting? Dan moet je een formeel verzoek indienen bij de Belastingdienst. Dit proces is aan strikte voorwaarden en termijnen gebonden. Deskundig advies is hierbij essentieel om onvoorziene belastingclaims over de stakingswinst te voorkomen.
Belangrijke fiscale voorwaarden
Bij het beëindigen van een eenmanszaak ontstaat er in principe stakingswinst. Hierover is inkomstenbelasting verschuldigd. Onder bepaalde voorwaarden, zoals een geruisloze overdracht of de inbreng in een andere ondernemingsvorm, kan deze belastingheffing worden uitgesteld of doorgeschoven naar de nieuwe vennoten.
Overname en continuïteit
Bij de overname van de activiteiten door de VOF is het van belang dat het bezoekadres en ten minste één kernactiviteit ongewijzigd blijven om de continuïteit te waarborgen. Let op: als het adres van de eenmanszaak voorheen was afgeschermd, wordt dit bij de inschrijving van een VOF in principe openbaar, tenzij je aan specifieke voorwaarden voldoet om afscherming te behouden.
De administratieve overgang
De omzetting naar een VOF betekent juridisch het einde van de eenmanszaak. De VOF krijgt een eigen KVK-nummer en een nieuw btw-identificatienummer. Daarom is het sterk aan te raden om een volledig nieuwe boekhouding te starten.
Het voortzetten van de oude administratie leidt vaak tot complicaties bij de aangifte inkomstenbelasting, omdat alle posten op de balans en de winst-en-verliesrekening nauwkeurig gesplitst moeten worden tussen de oude en nieuwe rechtsvorm.
Doorschuiffaciliteit en stakingswinst
Om directe afrekening met de fiscus over de meerwaarde van je bedrijf te voorkomen, kan de doorschuiffaciliteit uitkomst bieden. Hiermee schuif je de belastingclaim door naar de toekomst. Een fiscalist kan beoordelen of jouw situatie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Eindcontrole Belastingdienst
Bij de beëindiging van de eenmanszaak kan de Belastingdienst een eindcontrole uitvoeren. Zorg dat alle aangiftes up-to-date zijn en eventuele belastingschulden zijn voldaan om de overgang naar de VOF zonder problemen te laten verlopen.
Het vennootschapscontract: wat je moet weten
Een vennootschapscontract (VOF-contract) is het fundament van je samenwerking. Hierin leg je afspraken vast over de winstverdeling, kapitaalinbreng en de onderlinge verantwoordelijkheden. Een helder contract voorkomt misverstanden en biedt een juridisch kader bij geschillen.
Juridische gevolgen bij omzetting
Bij de overstap naar een VOF moet je controleren of lopende contracten, zoals huurovereenkomsten en verzekeringen, aangepast moeten worden naar de nieuwe rechtsvorm. Indien dit niet correct gebeurt, loop je het risico dat contracten door de tegenpartij worden beëindigd of dat dekkingen vervallen.
In het vennootschapscontract leg je ook de bevoegdheden vast: wie mag de firma vertegenwoordigen en wie is verantwoordelijk voor de dagelijkse financiële handelingen? Dit contract is vaak nodig bij de inschrijving bij de KVK of bij het openen van een zakelijke bankrekening.
Inventariseren van bestaande contracten
Het is raadzaam om alle lopende verbintenissen in kaart te brengen:
- Huurovereenkomsten van bedrijfsruimten.
- Arbeidsovereenkomsten van personeel dat meegaat naar de VOF.
- Leverancierscontracten en leaseovereenkomsten.
Vergeet niet dat ook vergunningen op naam van de eenmanszaak niet altijd automatisch overgaan op de VOF. Controleer dit tijdig bij de uitgevende instanties.
Communicatie met contractpartners
Informeer je zakelijke partners vroegtijdig over de wijziging. Dit bevordert de goede verstandhouding en zorgt ervoor dat de administratieve overgang van contracten soepel verloopt zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt.
Uittreding of overlijden
Een goed VOF-contract bevat bepalingen over wat er gebeurt als een vennoot stopt of komt te overlijden. Door vooraf een verblijvensbeding of overnamebeding op te nemen, stel je de continuïteit van de onderneming veilig voor de achterblijvende vennoten.
Identificatie en registratie bij de KVK
Voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel moet je online een afspraak inplannen. Dit doe je door in te loggen met je DigiD op de KVK-website, waarbij je zelf een geschikte locatie en tijdstip kiest.
Aanwezigheid van vennoten
Bij de inschrijving van een VOF moeten alle vennoten die natuurlijke personen zijn persoonlijk verschijnen. Iedere vennoot dient een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs) te overleggen.
Een uitzondering geldt voor ondernemers van wie de identiteit al na 1 maart 2002 persoonlijk door de KVK is vastgesteld voor een eerdere inschrijving. In dat geval is fysieke aanwezigheid niet altijd opnieuw vereist voor die specifieke persoon.
Voorbereiding van de afspraak
Zorg dat alle formulieren volledig zijn ingevuld en neem de gevraagde bewijsstukken mee. Na het maken van de online afspraak ontvang je een bevestiging met een checklist van documenten die je nodig hebt voor een succesvolle registratie.
Gevolmachtigden
Als er een gevolmachtigde is aangesteld voor de VOF, moet deze persoon ook aanwezig zijn bij de KVK-afspraak voor identificatie. De volmacht moet formeel worden geregistreerd in het Handelsregister om rechtsgeldig te zijn.
DigiD en RNI
Een DigiD is noodzakelijk voor het online regelen van je zaken bij de KVK. Heb je nog geen DigiD, vraag deze dan tijdig aan. Voor vennoten die niet in Nederland wonen en geen Nederlandse nationaliteit hebben, is inschrijving in de Registratie Niet-ingezetenen (RNI) vereist om een Burgerservicenummer (BSN) te verkrijgen, waarna een DigiD kan worden aangevraagd.
Bereken het zzp belasting eenvoudig met onze tips! Ontdek hoe je belasting kunt besparen en je financiën kunt optimaliseren. Klik…
Aanpassen van bestaande contracten en vergunningen
Het proces van het omzetten van contracten en vergunningen vraagt om precisie. Het is belangrijk om de juiste formulieren te gebruiken die aansluiten bij de overgang van een eenmanszaak naar een vennootschap onder firma.
Essentiële formulieren
Voor het inschrijven van de vennoten in een VOF gebruik je Formulier 10. Hiermee worden de persoonlijke gegevens en de rol van elke vennoot in het Handelsregister vastgelegd.
Daarnaast is Formulier 2 nodig voor de eigenlijke inschrijving van de VOF. Let hierbij specifiek op punt 1.1, waar je moet aangeven dat het gaat om de voortzetting van een bestaande onderneming. Dit is cruciaal voor de fiscale continuïteit en de koppeling met de oude eenmanszaak.
Personeel en sociale zekerheid
Als je personeel overneemt vanuit de eenmanszaak, wijzigt de identiteit van de werkgever. Dit heeft gevolgen voor de loonheffingen en sociale verzekeringen. Je moet de wijziging doorgeven aan de Belastingdienst en mogelijk nieuwe aansluitingen regelen bij pensioenfondsen of verzekeraars.
Vergunningen en rechtsvormwijzigingen
Veel zakelijke vergunningen zijn persoonsgebonden of gekoppeld aan een specifieke rechtsvorm. Bij een wijziging naar VOF kunnen deze komen te vervallen. Neem tijdig contact op met de betreffende gemeente om te verifiëren of vergunningen opnieuw moeten worden aangevraagd en wat de doorlooptijd hiervan is. Het exploiteren zonder de juiste papieren kan leiden tot boetes of tijdelijke sluiting.
Registratie van UBO’s
Sinds de invoering van het UBO-register ben je verplicht om de Ultimate Beneficial Owners (uiteindelijk belanghebbenden) te registreren via Formulier 32. Dit draagt bij aan de transparantie van het economisch verkeer en is een wettelijke vereiste voor elke VOF.
Informatie over UBO’s en hun registratie
UBO’s zijn de personen die de uiteindelijke zeggenschap hebben over de VOF of een belang hebben van meer dan 25%. Het inschrijven van deze personen in het UBO-register is verplicht bij de oprichting van de vennootschap.
De rol van de vennoten
Binnen een VOF zijn de vennoten vaak ook de UBO’s. Vennoten kunnen natuurlijke personen zijn, maar ook andere organisaties zoals een BV. Het is de verantwoordelijkheid van de vennoten om gezamenlijk vast te stellen wie als uiteindelijk belanghebbende kwalificeert en deze gegevens actueel te houden.
Inschrijving via de KVK
De registratie vindt plaats op het moment dat de VOF wordt ingeschreven bij de KVK. Het register is bedoeld om financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen, tegen te gaan door inzichtelijk te maken wie de touwtjes in handen heeft.
Nauwkeurige opgave van de UBO-gegevens is essentieel voor het voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
Wijzigingen en uitschrijving
Zodra de eigendomsverhoudingen binnen de VOF wijzigen, moeten de UBO-gegevens worden bijgewerkt. Bij het beëindigen van de VOF worden de geregistreerde UBO’s automatisch uitgeschreven uit het register.
Financiële cijfers en btw-implicaties
De overstap naar een VOF heeft direct impact op je btw-verplichtingen. De VOF wordt voor de btw als een nieuwe ondernemer beschouwd en ontvangt een nieuw btw-identificatienummer. Dit betekent dat de btw-aangiftes vanaf de overstapdatum onder het nieuwe nummer moeten worden ingediend.
Splitsing van de boekhouding
Voor een zuivere financiële afhandeling is het noodzakelijk om de cijfers van de eenmanszaak en de VOF strikt gescheiden te houden. De eenmanszaak stelt een slotbalans op, terwijl de VOF start met een openingsbalans.
Deze scheiding is essentieel voor een correcte winstbepaling en voor het berekenen van de verschuldigde inkomstenbelasting voor elke vennoot afzonderlijk.
Voordelen van gescheiden rapportages
- Duidelijk inzicht in de prestaties van de onderneming voor en na de omzetting.
- Eenvoudigere controle door de Belastingdienst.
- Transparante winstverdeling tussen de vennoten op basis van actuele cijfers.
De doorschuifregeling
De doorschuifregeling is een belangrijk fiscaal instrument bij het omzetten van een eenmanszaak naar een VOF. Hiermee voorkom je dat je direct moet afrekenen over de stakingswinst van de eenmanszaak. In plaats daarvan worden de fiscale claims ‘doorgeschoven’ naar de nieuwe rechtsvorm.
Dit is gunstig voor de liquiditeit van de onderneming, omdat er op het moment van omzetting geen grote belastinguitgave hoeft te worden gedaan. De belastingdruk wordt uitgesteld naar een later moment, bijvoorbeeld bij de uiteindelijke verkoop van het aandeel in de VOF.
Voorwaarden voor toepassing
Om de doorschuifregeling toe te passen, moet er sprake zijn van voortzetting van de onderneming door de vennoten. De boekwaarden van de eenmanszaak worden hierbij overgenomen door de VOF. Overleg met een fiscalist hoe je dit formeel vastlegt in de aangifte om aan alle wettelijke eisen te voldoen.
Impact op fiscale voordelen
Een correcte verwerking van de financiële cijfers zorgt ervoor dat vennoten hun recht op ondernemersfaciliteiten, zoals de zelfstandigenaftrek, behouden (mits zij voldoen aan het urencriterium). Tijdig de belastbare winst uit onderneming berekenen helpt bij het maken van de juiste keuzes voor de toekomst van de zaak.
Aanbevolen artikelen die je interessant vindt
